Como todos sabemos, al estar en la industria del comercio internacional, es imprescindible encontrar la máxima optimización de todo el proceso de compra-venta internacional. Mientras que, como una parte de este ciclo, como es el proceso del envío internacional, todavía existen posibilidades de que sea más fácil.

No importa qué tipo de problema estés enfrentando o encontrarás en el futuro, no te estreses demasiado. En este contenido especializado averiguaremos los posibles problemas que durante el proceso de tu envío internacional podrás o estas enfrentando y abordemos uno por uno.

¿Cómo es un Proceso de Envío Internacional?

Antes de comenzar a abordar todos estos problemas en nuestros envíos internacionales, repasemos a modo de ejemplo, un poco como es todo el proceso de un envío internacional normal.

Construido sobre la base de que se tiene un proveedor estable para producir el producto, y una vez que se haya liquidado la oferta entre usted y su cliente, el proveedor fabricará los productos solicitados a tiempo y le informará. Luego, por lo general, el servicio de mensajería transportará las mercancías al almacén de origen para empaquetarlas en contenedores antes de ir al puerto, luego se entregarán los documentos preparados del flete cuando se carguen los contenedores en el puerto de origen ya que habrá un despacho de aduanas de exportación allí. Después de 3-4 meses de transporte marítimo, y pasando la frontera, la carga llegará al puerto de destino. Con los documentos necesarios, y la mercancía desembalada, esta se enviará a través del despacho de aduanas de importación. A continuación, la mercadería se trasladará al centro de distribución a la espera de ser entregada al destinatario.

Entonces, en pocas palabras, el proceso de un envío internacional contendrá seis fases:

1.- Remitente.

2.- Almacén de origen.

3.- Puerto de origen.

4.- Puerto de destino.

5.- Almacén de Destino.

6.- Destinatario.

¿Por qué es tan Importante?

Por parte de la gerencia, los superiores necesitaran asegurarse de tener un muy buen control de todo el proceso y que funcione bien con sus empleados, logrando un servicio de envío internacional sin problemas y que genere confianza con sus clientes y proveedores. De hecho, por la misma razón, y por los peligros potenciales en el proceso que pudieran ocurrir, esta se convierte en una prioridad a manejar. La subcontratación del envío internacional podría ser una forma eficiente de reducir el riesgo delegándolo en las manos adecuadas, especialmente cuando no se tiene mucho tiempo para investigar e invertir para implementar en un servicio de envío internacional en su propia empresa.

Siempre deberás tener en cuenta la optimización de los procesos logísticos para maximizar tus ganancias, tus costos y también todo el proceso de compra: búsqueda de proveedores, negociación, y control de calidad.

¿Qué problemas Habituales Existen en un Proceso de Envío Internacional?

Como mencionamos anteriormente, hay seis fases elementales del servicio de envío internacional. Comenzaremos a encontrar problemas comunes desde los 3 aspectos más cruciales y complicados: 1.- Organización de pedidos internacionales, 2.- Búsqueda de clientes y 3.- Despacho de aduanas. Claramente, la esencia de estas tres fases importantes tiene que ver con la comunicación: entre proveedores, clientes, y las autoridades relevantes.

1.- Organización de Pedidos Internacionales.

Durante este primer paso, es posible que te sientas abrumado desde el período de negociación y sobre todo cuando los clientes empiezan a ser realmente insistentes por la llegada de sus pedidos. Por lo tanto, podrían ocurrir problemas y probablemente se podría cortar un trato de raíz, o quizás hasta podrán haber algunos tonos inapropiados en los correos electrónicos. Si se tiene un malentendido, entonces seguramente habrá una mala impresión para tu empresa.

La puntualidad en la fabricación y el tiempo de entrega, si sale mal, conducirá directamente a un problema en el cronograma de los almacenes, además dependiendo de las características de tus productos, se podrían afectar también la vida útil de estos.

Por último, y no menos importante, no importa bajo qué incoterms se maneje la operación, desde la perspectiva del vendedor, el transporte en el puerto de salida debe estar bajo tu supervisión.

2.- Búsqueda de Clientes.

Para lanzar productos en nuevos mercados, debes asegurarte de transmitir las palabras clave correctas a tu personal que está a cargo del marketing. A veces, se encontrarán malos entendidos en los objetivos que debilitarán la efectividad de tus publicidades. Por lo general, las redes sociales son el escenario principal para las promociones comerciales debido a su bajo costo y retroalimentación instantánea. Sin embargo, también tolera muchas noticias falsas y estafas. Una vez que caes en las trampas, la pérdida no es solo de dinero, también de tu reputación entre las partes interesadas que se verían tremendamente afectadas.

Si exploramos en los resultados de búsqueda por internet y si colocamos clientes de comercio internacional como palabras clave, veremos muchas preguntas relacionadas con transacciones de pago, que es otra falla que puede aparecer en el proceso de los envíos internacionales.  Sumado a las barreras habituales del idioma, y las diferentes formas de pago internacional que siempre son problemáticas.

3.- Despacho de Aduanas.

Este debería ser el más problemático y difícil de manejar en el proceso de los envíos internacionales, ya que el control final no depende tanto de ti. La primera parte esencial son los documentos requeridos: todos los certificados de las mercancías correspondientes, las pruebas legítimas para su comercialización y distribución, y los formularios del despacho de aduanas correctos. Cualquier irregularidad conllevará a graves consecuencias, como suspensión de mercancías, repatriación de mercancías o incluso multas.

No establecer buenos lazos con las autoridades aduaneras también será un gran problema. Como participante activo en la logística internacional, toneladas de rutinas se relacionarán con la aduana, o perder demasiado tiempo en el despacho tendría un efecto tóxico en tu reputación.

Además, cuando realmente ocurre un retraso en el despacho de aduanas, lo primero es averiguar el motivo. Ningún fenómeno existe de forma aislada, y lo mismo ocurre con las causas de los retrasos en el despacho de aduanas. Existen tanto factores internos relacionados con los propios transportistas como, por supuesto, factores externos relacionados al mismo.

A) Factores Internos Relacionados con el Propietario de los Bienes.

Si la información y los documentos no coinciden, especialmente la integridad de los elementos de la declaración, la subestimación del valor de las mercancías, o las discrepancias en las cantidades, etc.

B) Factores Externos Relacionados con el Entorno Internacional en General.

Este factor externo está relacionado principalmente con el entorno internacional y a las políticas internas de los países importadores y exportadores.

Daños en la Mercancía.

Ya sea por tierra, aire, o mar, los transportistas que intervienen en los enlaces son numerosos, e inevitablemente podrían haber daños en la carga o pérdida de mercancías. Bajo diferentes incoterms, podría ser que, desde la perspectiva del vendedor, este tipo de pérdidas no serían toda su responsabilidad, pero una vez que aparecen, lleva mucho tiempo reponerse de estos daños. Muchas razones conducirán a esta horrible consecuencia, mientras que la reacción instantánea será verificar quién es el responsable. ¿Causas de fuerza mayor?, ¿Falta de supervisión individual?, ¿fallas del proveedor?.

¿Cómo Abordar los Problemas en un Proceso de Envío Internacional?

La mejoras se construyen con soluciones adecuadas respecto a cada problema específico. Siempre debemos inspeccionar debidamente a las partes involucradas y los problemas que nos ocurren en los procesos de nuestros envíos internacionales, la prioridad no es pensar desde la superficie, es profundizar más para tocar las razones que hay detrás. Dado lo que hemos mencionado anteriormente, los factores principales tienen que ver con la COMUNICACIÓN y la RESPONSABILIDAD. En base a esto, lo que sugerimos es esta regla: asegúrate siempre en dejar tu punto lo suficientemente claro en una negociación y aprende a como encontrar a la persona a cargo cuando algo salga mal.

Prepárate como un Profesional antes de hacer de Envío Internacional.

Durante el período de negociación, necesitaras algunos consejos para evitar que el cierre del acuerdo sea demasiado largo.

Siempre aclara los incoterms internacionales 2020 y los precios respectivos con anticipación. Que el precio competitivo en el mercado no sea la única forma de ganar más clientes, así que, ten en cuenta que necesitaras obtener un beneficio neto mínimo de al menos del 50% al final.  Además, la ventaja competitiva más valiosa debe ser la calidad de tu producto o servicio. Si lo logras, esto podría ser el comienzo de una asociación a largo plazo.

Ten siempre una cadena de suministro confiable como activo. Una vez confirmado tu trato, lo primero es ponerse en contacto con tus proveedores. ¡Asegúrate de tener un tiempo de entrega estimado! Encontrar un excelente proveedor es lo más importante para poder construir una cadena de suministro confiable.

Mejora tu Comunicación Interna.

La comunicación diaria entre la gerencia y los ejecutores de las órdenes debe ser precisa, y esto se puede mejorar mediante capacitación regular, comentarios mutuos rápidos, documentación, e informes físicos ilustrados para mejorar el objetivo sobre tu posicionamiento en el mercado internacional.

Además, para identificar estafas y fake news en las redes sociales, siempre pide más información como referencia, entrevista a tus clientes, proveedores, y fabricantes.

En cuanto a las transacciones de pagos, los sitios web y las aplicaciones de transacciones internacionales se están volviendo cada vez más recurrentes en estos tiempos, pero todavía te sugerimos que sigas eligiendo las transacciones directas. En cuanto a los riesgos y créditos comerciales, siempre recuerde informar a tus clientes si hay algún problema (tiempo de pagos, sumas de dinero, etc.)

Papeleo Completo para el Despacho de Aduanas.

Una vez que comprendas las causas de las demoras en el despacho de aduanas, especialmente si no tienes la documentación necesaria y no seguiste las pautas estrictas, puedes tomar medidas tanto para los factores internos como los externos.

Factores internos: Es importante mantener en orden todos los documentos e información relacionados con la carga. Si hay alguna duda, comunícate con tu Agente de carga o agente aduanal para discutir y tomar las medidas adecuadas.

Factores externos: Dado que no podrás cambiar los factores externos de los países o regiones relevantes, comienza por ti mismo, presta mucha atención a las políticas y dinámicas relevantes de estos países en cuanto a su comercio exterior.

Contacta con las Personas Responsables.

Si el propietario de la mercancía descubre que sucedió algo indebido con su compra, deberás ponerte en contacto con tu empresa de transporte de carga inicialmente para verificar lo sucedido, al mismo tiempo de proporcionar toda la información suficiente para verificar y tratar de ver que ha sucedido.   También es de vital importancia si estas trabajando con una Agencia Aduanal el charlar en que te pueden apoyar en este sentido ya que desde antes debiste negociar las responsabilidades de cada uno.

Aparentemente, también se podrán involucrar a los seguros. En cuanto a las responsabilidades de los seguros, ten en cuenta todos los elementos relacionados durante el servicio del envío internacional en la medida de lo posible, ya que el seguro necesariamente te protegerá de esta incertidumbre.

Nota:

El contenido de este artículo está destinado a proporcionar una guía general sobre el tema. El consejo de especialistas como Logistics OCS-MCS, S.A. de C.V. deben ser consultados de acuerdo a sus circunstancias específicas.

Fuentes:

BANCOMEXT - https://www.bancomext.com

FMI - https://www.imf.org

SECRETARIA DE ECONOMIA - https://www.gob.mx

EXPORTADOR DE AGRONEGOCIOS - https://exportemos.pe